Accéder aux procès-verbaux des assemblées générales (PV d’AG) et aux archives de la copropriété est essentiel pour les copropriétaires. Ces documents sont cruciaux pour comprendre les décisions prises, suivre l’évolution de la gestion de l’immeuble, et pour toute procédure juridique éventuelle. Voici un guide complet pour obtenir ces documents.
1. Le cadre juridique général applicable à la communication des pièces en application du décret du 17 mars 1967 📖
1.1. La loi et le décret encadrant la copropriété
Aux termes de l’article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le syndic est chargé d’assurer la conservation des archives relatives au syndicat des copropriétaires. En vertu de l’article 33 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, la conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic. Ce dernier a l’obligation de délivrer des copies des procès-verbaux des assemblées générales, ainsi que des copies des annexes de ces procès-verbaux.
1.2. Article 33 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967
Le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 ci-dessus, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble et au syndicat. Il détient, en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes ainsi que les documents comptables du syndicat, le carnet d’entretien de l’immeuble et, le cas échéant, les diagnostics techniques.
Il délivre, en les certifiant, des copies ou extraits des procès-verbaux des assemblées générales, ainsi que des copies des annexes de ces procès-verbaux. Il remet au copropriétaire qui en fait la demande, aux frais de ce dernier, copie des pièces justificatives des charges de copropriété mentionnées à l’article 9-1 du présent décret, copie du carnet d’entretien de l’immeuble et, le cas échéant, des diagnostics techniques mentionnés au premier alinéa du présent article.
En conséquence, tous les copropriétaires peuvent obtenir les PV d’AG et leurs annexes ainsi que d’autres documents essentiels que sont les pièces justificatives des charges, le carnet d’entretien de l’immeuble et les diagnostics techniques. Aucune disposition n’autorise le syndic à apprécier l’utilité ou la légitimité de la communication demandée, ni à se prévaloir d’une éventuelle expiration du délai accordé aux copropriétaires pour contester les décisions de l’assemblée générale (Cour de cassation – Troisième chambre civile 18 décembre 2001 / n° 00-14.110 et 28 février 2006 / n° 05-12.992).
2. Les règles jurisprudentielles applicables lorsque le syndic affirme ne pas être « en possession » des pièces du syndicat ⚖️
2.1. La charge de la preuve
Les règles applicables à la charge de la preuve en matière d’archivage ont été précisées dans un sens favorable aux copropriétaires demandeurs. L’arrêt de principe est l’arrêt de la Cour de Cassation, 3e civ, 3 nov. 2011, n° 10-21.009.
Le syndic, qui contestait l’arrêt de la Cour d’appel de Paris, soutenait que cette dernière avait renversé la charge de la preuve et avait violé l’article 1315 du code civil (devenu l’article 1353), en vertu duquel « Celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver ». La Cour de Cassation rejette le pourvoi estimant que la Cour d’appel, a pu, sans inverser la charge de la preuve, retenir que le syndic, « ne pouvait pour s’affranchir de son obligation, sans pour autant le démontrer, se contenter d’affirmer qu’il n’était pas en possession de ces documents ou que ceux-ci étaient détenus par un tiers auquel cas il lui appartenait, si nécessaire, de les réclamer ».
2.2. Exemples de jurisprudence
Les jugements, faisant application de cette jurisprudence, sont abondants. Ainsi la Cour d’appel de Paris a jugé qu’il appartenait au syndic « d’expliquer de façon crédible » pourquoi il ne détient pas les pièces qu’il devrait détenir afin que la juridiction puisse vérifier si le requérant « peut ou non rentrer en possession desdits documents » (CA Paris, pôle 1 – ch. 3, 11 déc. 2019, n° 19/08274).
Deux arrêts de la Cour d’appel de Paris rendus en mai 2018 complètent et précisent cette jurisprudence (CA Paris pôle 1 – ch 3, 9 mai 2018, n° 1721774 et CA Paris pôle 1 – ch 2, 17 mai 2018, n° 17/15496). Dans ces deux espèces, le syndic débiteur de l’obligation de produire les archives n’en est exonéré que parce qu’il justifie de déménagements qui ont entraîné la perte de documents. Cet argument est accueilli par la Cour. Dans la deuxième espèce, le syndic défaillant est toutefois condamné pour résistance abusive dès lors qu’il « ne produit aucune pièce de nature à justifier qu’il s’est expliqué de manière précise et avant la procédure judiciaire (…), sur la perte de certains documents ». L’obligation de fournir des explications crédibles avant la procédure est fréquemment rappelée par la Cour d’appel de Paris.
Dans le cas où les archives demandées sont antérieures au mandat du syndic, il appartient à ce dernier de rapporter la preuve de l’impossibilité de les remettre en fournissant le bordereau de transmission des pièces. Document obligatoire, depuis 2004, en cas de changement de syndic (art 33-1 du décret de 1967), il peut contenir des réserves lorsque certaines archives sont manquantes.
3. Comment obtenir les PV d’AG et les archives de copropriété 📜🔍
3.1. Demande écrite au syndic 📬
La première étape consiste à adresser une demande écrite au syndic de copropriété. Voici un modèle de lettre à envoyer :
**Objet : Demande de consultation des PV d'AG et des archives de la copropriété**
[Votre nom]
[Votre adresse]
[Code postal, Ville]
[Syndic de copropriété]
[Adresse du syndic]
[Code postal, Ville]
**Date :** [Date]
Madame, Monsieur,
En tant que copropriétaire du [Nom de la copropriété] située [Adresse de la copropriété], je vous sollicite par la présente afin d'obtenir la consultation des procès-verbaux des assemblées générales ainsi que des archives de la copropriété, conformément aux dispositions de l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965 et de l'article 17 du décret du 17 mars 1967.
Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir me communiquer ces documents ou m'indiquer les modalités pour les consulter.
Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Votre signature]3.2. Consultation sur place ou copie des documents 📂
Le syndic peut proposer deux options :
- Consulter les documents sur place : Cette méthode permet de vérifier les documents directement dans les bureaux du syndic.
- Recevoir des copies : Le syndic peut vous envoyer des copies papier ou numériques des documents demandés. Notez que ce service peut être payant.
3.3. Demander des copies auprès du conseil syndical 🤝
Le conseil syndical, représentant les copropriétaires, peut également vous aider à obtenir les documents nécessaires. N’hésitez pas à contacter un membre du conseil syndical pour faciliter votre demande.
4. Que faire en cas de refus du syndic ? 🚫
4.1. Rappel des obligations légales 📜
Envoyez une lettre de relance rappelant les obligations légales du syndic en matière de mise à disposition des documents de la copropriété.
4.2. Saisir le tribunal ⚖️
En dernier recours, si le syndic persiste dans son refus, vous pouvez saisir le tribunal pour ordonner la communication des documents. Cette procédure doit être initiée dans un délai de deux mois après le refus explicite ou implicite du syndic.
Conclusion
Obtenir les PV d’AG et les archives de copropriété est un droit fondamental pour chaque copropriétaire. Ces documents permettent de suivre la gestion de l’immeuble et de participer activement à la vie de la copropriété. En cas de difficultés, il est essentiel de connaître vos droits et de suivre les démarches appropriées.
Tableau récapitulatif synthétique.
| Étape | Description | Délai/Coût |
|---|---|---|
| 1. Demande initiale au syndic | Adresser une demande écrite au syndic pour obtenir les PV d’AG et les archives. | Délai de réponse variable, généralement quelques semaines |
| 2. Options de consultation | – Sur place : Consulter les documents au bureau du syndic.<br> – Copies : Recevoir des copies papier ou numériques (souvent payant). | Coût variable pour les copies |
| 3. Relance en cas de non-réponse | Envoyer une lettre de relance rappelant les obligations légales du syndic. | Gratuit, délai de réponse quelques semaines |
| 4. Saisir le tribunal d’instance | En cas de refus persistant, saisir le tribunal pour ordonner la communication des documents. | Coût judiciaire, délai variable |
| 5. Contacter le conseil syndical | Le conseil syndical peut aider à obtenir les documents en facilitant la communication avec le syndic. | Gratuit |
| 6. Demander l’aide de l’ARC | L’ARC peut fournir des conseils et une assistance juridique. | Cotisation annuelle à l’ARC |
Points clés à retenir
- Obligations légales du syndic : Le syndic doit fournir les PV d’AG et autres documents sans évaluer la légitimité de la demande.
- Jurisprudence favorable : Les tribunaux exigent que le syndic fournisse une explication crédible s’il ne détient pas les documents.
- Rôle du conseil syndical : Peut aider à obtenir les documents en médiateur avec le syndic.
Pour plus d’informations ou pour toute assistance juridique, n’hésitez pas à me contacter directement.
