Comment donner mandat pour une AG de copropriété ? (+ modèle de pouvoir)

Les copropriétaires ne sont pas obligés d’assister personnellement aux assemblées du syndicat : ils peuvent se faire représenter par un mandataire.

Aux termes de l’article 22, I, alinéa 3 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 : “Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat. ”. 

À qui puis-je donner mandat ?

À n’importe qui

Le choix du mandataire est libre. Le mandant peut désigner un autre copropriétaire, ou bien une personne étrangère à la copropriété : un ami, un parent, un locataire, un administrateur de biens, un avocat, un huissier de justice, un notaire (qui pourront se faire substituer par un préposé, un collaborateur ou un clerc), etc.

Sous réserve du Syndic et de ses proches

Ne peuvent ni recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire, ni présider l’ assemblée générale :

1° Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, son concubin ;
2° Les ascendants et descendants du syndic ainsi que ceux de son conjoint ou du partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité ou de son concubin ;
3° Les préposés du syndic, leur conjoint, le partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité, leur concubin ;
4° Les ascendants et descendants des préposés du syndic ainsi que ceux de leur conjoint ou du partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité ou de leur concubin.
L’interdiction s’applique aux préposés, conjoints de syndic, partenaires de PACS, apparentés et concubins.

L’interdiction ainsi faite au syndic et à ses proches repose sur des motifs évidents : elle vise à éviter que le syndic, agent d’exécution du syndicat, ne soit conduit, si des copropriétaires donnaient à lui ou à ses proches mandat de les représenter, à voter des décisions en s’inspirant davantage de considérations propres à ses fonctions plutôt que des intérêts de ses mandants.

La sanction de cette interdiction est la nullité des décisions critiquées de l’assemblée générale , même si le vote n’a pas pu modifier le sens de la résolution adoptée (Cass. 3e civ., 11 févr. 1975 : JCP G 1975, II, 18013, E.-J. Guillot. – Dans le même sens, CA Poitiers, 3e ch. civ., 25 juin 2008 : JurisData n° 2008-375798, mandat de représentation donné au co-syndic de copropriété).

Sous réserve du nombre de trois mandats maximum

Chaque mandataire ne peut, à quelque titre que ce soit, recevoir plus de trois délégations de vote.

Toutefois, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 10 % des voix du syndicat.

Lorsqu’un lot est commun ou indivis à deux époux et que l’un d’eux exerce le droit de vote attaché au lot, chaque époux peut recevoir trois mandats : l’époux ayant exercé le droit de vote attaché au lot comme l’autre époux. Chacun des époux peut donc détenir trois mandats tandis que l’un d’eux exercera le droit de vote attaché au lot commun ou indivis, soit au total 7 « votes » pour le couple : par exemple, le mari votera pour le lot commun et recevra trois mandats et la femme recevra 3 mandats.

Forme du mandat

Le mandat doit être écrit (Cass. 3e civ., 30 mars 2017, n° 16-13.249) et signé ( Cass. 3e civ., 13 sept. 2018, n° 17-23.292).

Sont ainsi refusés, à rebours du droit commun du mandat, les mandats apparent ou tacite.

Mis à part ça, le mandat n’a besoin d’aucun autre formalisme. La mention « bon pour pouvoir » n’est pas nécessaire à la validité du mandat (CA Paris, 27 mars 2003, n° 2002/19119).

Le mandat peut être fait sous forme électronique (Cass. 3e civ., 9 sept. 2014, n° 13-16.495) : la production d’une copie, adressée par voie électronique, est suffisante pour prouver la réalité du pouvoir.

Le mandat n’a pas à prévoir les consignes de votes, qui peuvent être laissées au libre choix du mandataire.

Faut-il envoyer le mandat au Syndic ?

Aucune disposition ne prévoit l’obligation pour le mandant ou le mandataire d’adresser le mandat au Syndic en amont de l’assemblée générale.

Bien au contraire, en cas de pouvoir manuscrit il y a toujours un risque de perte ou de mauvaise foi du Syndic.

Il est donc conseillé au mandataire de venir à l’assemblée générale avec l’original du mandat qu’il remettra au Syndic ou au Président de séance qui procèdera à sa vérification.

Par courtoisie, il est recommandé d’adresser une copie numérique au Syndic par email, qui pourra alors en profiter pour préparer au mieux son assemblée générale.

Vérification des mandats

Selon l’article 14, alinéa 1er du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, la feuille de présence indique les noms et domiciles des mandataires des copropriétaires et elle est certifiée exacte par le président de l’ assemblée .

En pratique, un contrôle préalable est effectué par le syndic au début de l’assemblée, au fur et à mesure des arrivées des copropriétaires et de leurs mandataires. Puis, une fois que le président de l’ assemblée est élu, le président procède au contrôle définitif de la validité des mandats.

Les mandats sont conservés par le syndic avec le procès-verbal de l’assemblée générale dont ils constituent une annexe (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 33).

Sanction de l’atteinte au droit de se faire représenter

L’atteinte au droit fondamental d’un copropriétaire (de participer ou) de se faire représenter à l’assemblée générale entraîne la nullité des décisions prises, sans qu’il y ait lieu à rechercher si le vote de ce copropriétaire aurait eu une incidence sur la majorité requise par la loi (Cass. 3e civ., 22 févr. 1989).

Modèle de mandat pour se faire représenter en assemblée générale des copropriétaires (pdf docx word)