Les emails ou courriels constituent des pièces importantes que votre avocat peut vous demander pour appuyer votre dossier.
Pourquoi il ne faut pas transférer un email
Le réflexe premier du client est de les “transférer” ou “forward”, ce qui crée plusieurs problèmes :
- Le message a pu être modifié/édité lors de son transfert, ce qui n’assure pas son intégrité
- L’avocat n’est pas en mesure d’avoir accès à toutes les informations et propriétés du message, notamment l’adresse email exacte si un pseudo a été utilisé pour la masquer
- Le message ne s’affiche pas parfaitement, gmail par exemple affiche un retrait et une barre lors du transfert
- Conservation des pièces jointes originales : Les pièces jointes restent intactes et liées à l’email original dans les formats .eml ou .msg. Lors d’un transfert d’email, certaines pièces jointes peuvent être altérées ou perdues.
- Conservation de l’authenticité : Les formats .eml et .msg conservent l’intégralité des métadonnées (heure d’envoi, adresses IP, destinataires originaux, etc.), ce qui permet de prouver l’authenticité et l’intégrité de l’email en cas de litige.
- Preuve légale : En cas de procédure judiciaire, il est crucial de fournir des preuves qui ne peuvent être contestées. Un email transféré peut être modifié ou tronqué, ce qui pourrait diminuer sa valeur en tant que preuve. Les formats .eml, .msg ou .pdf assurent la solidité de la preuve.
- Traçabilité complète : Les formats .eml et .msg incluent les en-têtes complets (headers), qui fournissent des informations précieuses sur l’acheminement de l’email (serveurs, délais, etc.). Ces données sont souvent cruciales dans des dossiers légaux.
- Eviter les erreurs de présentation : Un transfert d’email peut modifier la présentation, insérer des éléments non pertinents (comme vos commentaires), ou masquer des parties de l’email initial. En envoyant l’email au format original, l’avocat reçoit le message exactement tel qu’il a été envoyé ou reçu.
- Facilité d’archivage et de gestion des documents : Les avocats ont souvent des systèmes spécifiques pour archiver et gérer des emails sous forme de fichiers .eml, .msg ou .pdf, facilitant ainsi leur gestion des dossiers.
- Eviter les altérations de contenu : Transférer un email peut involontairement modifier ou supprimer des parties importantes du message original (comme les lignes de discussion précédentes ou les champs Cci), altérant ainsi son contenu et sa signification.
- Prévention des erreurs techniques : Les formats .eml, .msg ou .pdf sont plus stables et moins sujets aux erreurs techniques lors de leur ouverture par un autre destinataire.
Format MSG/EML
Il faut donc envoyer le fichier au format “MSG” ou “EML” qui s’ouvrira sur l’ordinateur de l’avocat comme si c’était lui qui avait reçu directement le message, sans manipulation ou transfert qui risquerait de le modifier.
SI vous êtes sur l’application Outlook, il vous suffit de glisser déposer le message de la boite de réception vers votre bureau
Si vous êtes sur gmail dans le navigateur, il suffit d’ouvrir le message et d’appuyer sur les “…” puis sur “télécharger le message”
Format PDF
Une autre solution peut également d’envoyer le message au format PDF.
Il suffit de faire “Ctrl + P” et de choisir “enregistrer au format pdf” sur chrome ou l’imprimante “pdf”
