La convocation de l’assemblée générale de copropriété est une étape essentielle pour informer les copropriétaires des sujets qui seront abordés lors de la réunion et leur permettre d’y participer.
Qui convoque l’assemblée générale ?
L’assemblée générale de copropriété est convoquée par le syndic de copropriété, qui est le mandataire du syndicat des copropriétaires. Il peut s’agir d’un professionnel ou d’un bénévole.
Le syndic doit convoquer une assemblée générale ordinaire au moins une fois par an, dans les six mois suivant la clôture des comptes de l’exercice précédent.
Le syndic peut également convoquer une assemblée générale extraordinaire à tout moment, s’il le juge nécessaire ou si une décision urgente doit être prise.
En outre, le syndic doit convoquer une assemblée générale extraordinaire à la demande du conseil syndical ou d’un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix du syndicat.
Comment est fixé l’ordre du jour ?
L’ordre du jour est le document qui récapitule l’ensemble des questions qui devront être votées au cours de l’assemblée générale. Il est fixé par le syndic, en concertation avec le conseil syndical.
L’ordre du jour doit obligatoirement comporter certaines questions, comme l’approbation des comptes, le vote du budget prévisionnel, la désignation du syndic ou la souscription d’une assurance responsabilité civile.
L’ordre du jour peut également comporter d’autres questions, comme la réalisation de travaux, la modification du règlement de copropriété, la création d’un fonds travaux ou la mise en conformité avec la réglementation.
Le syndic doit également inscrire à l’ordre du jour les questions demandées par le conseil syndical ou par un copropriétaire.
Ces demandes doivent être formulées par écrit et adressées au syndic au moins deux mois avant la date de l’assemblée générale.
Tout copropriétaire, même détenant un seul tantième, peut proposer une résolution au vote. Aucune clause ne peut imposer de seuil minimum de tantième.
Même si les questions soumises par un copropriétaire manquent de clarté, soit par insuffisance de précision, soit parce qu’accompagnées de commentaires personnels de leur auteur, sauf à procéder lui-même à une interprétation de ces demandes qui ne lui incombait pas et qui aurait pu lui être reprochée, la prudence commandait au syndic de soumettre à l’assemblée générale les questions telles que formulées.
Autrement dit, le Syndic ne peut jamais se faire juge de la pertinence d’une résolution : il doit l’inscrire obligatoirement, quitte à, si nécessaire, apporter son avis en tant que professionnel.
Cour de cassation, Chambre civile 3, 16 octobre 2012, 11-22.514 ; reprise ensuite par TGI Paris, 8e ch. 2e sect., 12 févr. 2015, n° 13/03102
Quelle est la forme de la convocation ?
La convocation à l’assemblée générale de copropriété doit être envoyée par le syndic à chaque copropriétaire par
- lettre recommandée avec accusé de réception
- ou par courrier électronique avec accusé de réception. Depuis le 24 mars 2014, l’accord exprès préalable (opt-in) n’est plus requis
Article 42-1 Loi “Les notifications et les mises en demeure sont valablement faites par voie électronique.”
En modifiant l’article 42-1 de la loi de 1965, l’article 38 de la loi «Habitat dégradé» du 9 avril 2024 a inversé les règles de notification: auparavant, le copropriétaire qui voulait bien recevoir les notifications par voie électronique devait le signaler au syndic (V. ci-dessus). Désormais, le principe est la notification par voie électronique et l’exception la notification par voie postale. Il appartient, depuis le 11 avril 2024, au copropriétaire qui ne veut pas recevoir de notification ou mise en demeure par voie électronique de le signaler au syndic, sans que la forme que doit prendre cet avis ait été précisée dans le nouveau texte. Cela pourra donc prendre la forme d’un courrier postal (de préférence en recommandé pour faciliter la preuve), d’un courrier électronique ou d’une mention au procès-verbal d’assemblée générale. Mais encore faudra-t-il que le syndic ait clairement indiqué cette possibilité d’opposition aux copropriétaires.
Certes, la dématérialisation des notifications et des mises en demeure est une source d’économies non négligeables pour la copropriété. Mais tous les copropriétaires ne sont pas encore nécessairement équipés de matériel informatique ou d’un téléphone pouvant recevoir les courriels. Même si elles sont équipées, certaines personnes ne sont pas nécessairement à l’aise avec la lecture de documents sur ordinateur. Ce sera désormais les copropriétaires qui devront imprimer chez eux les documents reçus, notamment pour pouvoir suivre le fil des questions abordées lors de l’assemblée générale. Or, les copropriétaires sont généralement moins bien équipés pour imprimer une grosse masse de pages que les syndics qui disposent de matériel professionnel ou externalisent la reproduction.
Enfin, dans les hypothèses où l’assemblée générale est convoquée par un copropriétaire (en application des art. 17, al. 4, de la L. du 10 juill. 1965 ou 8 et 50 du Décr. du 17 mars 1967, V. ces art. et leur comm.) ou par le président du conseil syndical (en application de ce même art. 8 ou de l’art. 18, V, ou 18, VIII, al. 6, de la L. du 10 juill. 1965; V. ces art. dans la rédaction issue de la L. no 2024-322 du 9 avr. 2024), ceux-ci pourront rencontrer des difficultés à obtenir les adresses électroniques de tous les copropriétaires.
Quelle est le contenu de la convocation ?
La convocation doit contenir les informations suivantes :
- La date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale
- L’ordre du jour avec les résolutions proposées
- Les documents nécessaires à l’information des copropriétaires, comme les comptes, les devis, les contrats ou les rapports
- Les modalités de participation à l’assemblée générale, notamment la possibilité de se faire représenter par un mandataire ou de voter par correspondance
Lieu de l’assemblée générale : l’AG peut-elle se tenir chez un voisin ?
“Sous réserve des stipulations du règlement de copropriété, l’ assemblée générale est réunie dans la commune de la situation de l’immeuble” (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 9, dernier al.).
Le lieu de tenue de l’assemblée doit être défini par la personne qui la convoque (en principe le syndic, V. art. 8) en considération des dispositions du règlement de copropriété ou d’une résolution d’une assemblée antérieure ou, à défaut, dans la commune de la situation de l’immeuble.
Pour prévoir un lieu de réunion hors de la commune de la situation de l’immeuble, il faudrait une décision prise à la majorité de l’article 26 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (pour compléter le règlement de copropriété).
Le règlement de copropriété peut prévoir une dérogation : cette dérogation doit être clairement exprimée (Cass. 3e civ., 22 mai 1990 : D. 1991, jurispr. p. 142, note H. Souleau) et peut être modifiée à la majorité de l’article 26 précité.
Le lieu exact de la réunion (à l’intérieur de la commune ainsi déterminée), dans le silence du règlement, est librement choisi par la personne qui convoque l’assemblée : ce peut être l’appartement d’un copropriétaire (TGI Paris, 5 avr. 1976 : D. 1976, IR p. 308, n° 112), un local dans les parties communes, le palier au cinquième étage d’un immeuble du fait de l’impossibilité pour le copropriétaire de cet étage de prêter ses locaux (CA Paris, 12 nov. 1998), une salle communale ou paroissiale externe à la copropriété, ou un local appartenant au syndic (TGI Paris, 4 janv. 1969 : AJPI 1970, p. 230).
L’assemblée générale de copropriété peut valablement se tenir chez un copropriétaire.
Pour prévoir un lieu de réunion que devrait respecter la personne qui convoque l’assemblée , il suffit d’une décision prise à la majorité de l’article 24 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (Cass. 3e civ., 10 juin 1970 : JCP G 1970, II, 16465, E.-J. Guillot) si l’on se contente d’une décision valable seulement pour la prochaine assemblée , ou d’une décision prise à la majorité de l’article 26 de ladite loi si l’on recherche une décision valable pour les assemblées générales à venir.
L’assemblée réunie dans une autre commune que celle de la situation de l’immeuble est nulle (CA Paris, pôle 4, ch. 2, 23 mai 2012, n° 11/02275 : Administrer mars 2013, p. 43, obs. J.-R. Bouyeure), sans qu’il soit nécessaire de justifier d’un grief (CA Paris, 11 oct. 1996 : Loyers et copr. 1997, comm. 23, G. Vigneron).
Date et heure de l’AG : peut-elle se tenir un dimanche ?
La convocation contient l’indication des date et heure de la réunion (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 9, al. 1er). La date et l’heure de la réunion sont fixées par celui qui convoque l’assemblée.
Dans le silence du règlement, il n’est pas interdit de convoquer une assemblée générale de copropriétaires un dimanche (Cass. 3e civ., 22 mai 1990 : D. 1991, IR p. 79, obs. J. Lafond).
La convocation peut être envoyée pendant le mois d’août (CA Paris, pôle 4, ch. 2, 12 oct. 2011, n° 10/11692).
Un simple report de 2 heures d’une assemblée générale qui se tient le jour prévu dans le lieu prévu initialement ne nécessite pas une nouvelle convocation (CA Douai, 21 déc. 2011 : Loyers et copr. 2012, comm. 124, obs. G. Vigneron). Mais un report au lendemain justifierait une nouvelle convocation.
Sanction de l’erreur de convocation dans la date ou l’heure (nullité sans grief)
La convocation de l’assemblée générale pour une date qui n’existe pas est nulle dans son intégralité. L’irrégularité de la convocation rend annulable l’assemblée qui la suit (Cass. 3e civ., 22 mai 1990 : D. 1991,. – CA Paris, 4 janv. 1993 : Administrer août-sept. 1993, p. 51), sans que la preuve d’un grief soit exigée.
Par exemple, pour le jeudi 29 mars au lieu du lundi 29 mars (CA Paris, 23e ch. B, 3 mai 2002 : Administrer août-sept. 2002, p. 58, obs. J.-R. Bouyeure), ou pour le mercredi 8 juin 2000 au lieu du mercredi 7 juin jour où la réunion s’est tenue (CA Paris, 11 mai 2011, n° 09/02627 : JurisData n° 2011-009905).
En revanche, est valable la convocation adressée aux copropriétaires en février 2008 les invitant à se rendre à l’assemblée générale du 10 mars 2007, alors qu’au surplus d’autres éléments accompagnant la convocation, tels que les modèles de pouvoir, contenaient la bonne date (10 mars 2008), permettant à chacun des copropriétaires de réaliser l’erreur et de la rectifier (Cass. 3e civ., 23 juin 2015, n° 14-13.473).
Le délai du copropriétaire opposant ou défaillant pour agir en nullité de l’ assemblée est de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal de l’ assemblée générale (Cass. 3e civ., 19 déc. 2007, n° 06-21.410).
Affichage de la date de la prochaine assemblée générale et de la possibilité de solliciter l’inscription de questions à l’ordre du jour
Selon l’article 9, alinéa 2, du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, tel que modifié par l’article 3 du décret n° 2019-650 du 27 juin 2019, le syndic doit indiquer, par voie d’affichage, aux copropriétaires la date de la prochaine assemblée générale et la possibilité qui leur est offerte de solliciter l’inscription d’une ou plusieurs questions à l’ordre du jour. L’affiche sera apposée dans les parties communes de l’immeuble. L’affichage, qui reproduit les dispositions de l’article 10 (demande d’inscription d’une question à l’ordre du jour), est réalisé dans un délai raisonnable permettant aux copropriétaires de faire inscrire leurs questions à l’ordre du jour. En pratique, l’affichage dans les parties communes pourra avoir lieu dès que la date de l’ assemblée générale aura été fixée par le syndic en concertation avec le conseil syndical. L’article 9, alinéa 2, précise que l’affichage n’est pas prescrit à peine d’irrégularité de la convocation : seule la responsabilité du syndic pourrait être recherchée s’il résultait du défaut d’affichage un préjudice pour un copropriétaire.
Quels sont les délais à respecter ?
La convocation à l’assemblée générale de copropriété doit être envoyée au moins 21 jours avant la date de la réunion, sauf cas d’urgence.
Le délai court à partir de la première présentation de la lettre recommandée ou de l’envoi du courrier électronique.
Si le délai n’est pas respecté, les décisions prises en assemblée générale peuvent être annulées si elles portent préjudice à un copropriétaire.
La consultation des pièces justificatives des charges
L’article 9, alinéa 1, du décret du 17 mars 1967 exige impérativement que la convocation à l’assemblée générale indique les heures de consultation des pièces justificatives des charges.
Cette obligation résulte de l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui oblige le syndic à tenir à la disposition, de tous les copropriétaires, et plus seulement à celle des membres du conseil syndical, les pièces justificatives des charges, pendant le délai s’écoulant entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci.
Cette formalité s’impose pour chaque assemblée générale appelée à statuer sur les comptes du syndicat.
Sanction de l’absence de rappel de ces modalités dans la convocation :
Aux termes de l’article 13 du Décret, “L’assemblée générale ne prend de décision valide que sur les questions inscrites à l’ordre du jour et dans la mesure où les notifications ont été faites conformément aux dispositions des articles 9 à 11-I.“
La sanction du défaut de rappel de ces modalités dans la convocation est la nullité de la décision de l’assemblée relative à l’approbation des comptes de copropriété, et non pas l’assemblée dans son entier (CA Paris, pôle 4 – ch. 2, 19 oct. 2011, n° 08/18109 ; CA Paris, 23e ch. A, 20 sept. 1995 : JurisData n° 1995-022738).
La nullité s’étend au quitus donné au syndic, en lien direct avec les pièces justificatives non tenues régulièrement à la disposition du copropriétaire (Cour d’appel de Paris, 14 octobre 2009, n° 08/13003).
C’est une nullité automatique sans qu’il ne soit requis de prouver un grief : la connaissance qu’aurait eue un copropriétaire de sa faculté de consulter les pièces justificatives, avant la réunion, ne dispense pas le syndic de respecter les dispositions réglementaires.
